دربارهٔ این نقش
شرح موقعیت
معرفی موقعیت برای نظم‌بخشی به ارتباطات روزانه مجموعه به فردی خوش‌برخورد، منظم و رازدار نیاز داریم. این نقش نخستین نقطه تماس بسیاری از مشتریان و همکاران است و باید میان پاسخ‌گویی محترمانه، ثبت دقیق اطلاعات و هماهنگی سریع با بخش‌های فروش، مالی، انبار و مدیریت تعادل برقرار کند. شرح وظایف و مسئولیت‌ها • پاسخ‌گویی، دسته‌بندی و انتقال تماس‌ها و پیام‌ها و ثبت مشخصات تماس‌های مهم و موارد نیازمند پیگیری. • استقبال و راهنمایی مراجعه‌کنندگان، اطلاع‌رسانی به میزبان و رعایت نظم و محرمانگی امور دفتر. • هماهنگی جلسات، زمان مراجعه مشتریان و برنامه‌های روزانه مدیران در چارچوب اختیارات. • تنظیم و بایگانی مکاتبات، فرم‌ها و مستندات؛ پیگیری تحویل نامه‌ها و درخواست‌های اداری. • ثبت پیام‌ها و درخواست‌های فروش یا خدمات در سیستم و ارجاع به شخص مسئول با حفظ جزئیات موردنیاز. • نظارت بر نظم اداری، ملزومات عمومی و هماهنگی امور پشتیبانی با واحد تدارکات. • پیگیری امور محول‌شده و ارائه خلاصه وضعیت کارهای باز به مسئول مربوطه. • حفظ اطلاعات شخصی مشتریان، جزئیات مالی و مکاتبات داخلی و رعایت دسترسی‌های مجاز. مهارت‌ها و ویژگی‌های ضروری • فن بیان مناسب، گوش‌دادن دقیق، صبر و برخورد مؤدبانه در موقعیت‌های شلوغ. • مهارت در Word، Excel پایه، ایمیل، تایپ و مدیریت فایل‌های اداری. • وقت‌شناسی، اولویت‌بندی، نظم در ثبت تماس و تعهد به پیگیری. • رازداری و تشخیص زمان مناسب برای ارجاع مسائل حساس به مدیر. • توان ارتباط روشن با بخش‌های مختلف، بدون انتقال اطلاعات ناقص یا نادرست. مهارت‌ها و امتیازهای ترجیحی • سابقه در پذیرش، منشی‌گری، هماهنگی اداری یا پاسخ‌گویی تلفنی. • آشنایی با سیستم تلفن داخلی، تقویم مشترک و نرم‌افزار ثبت درخواست. • توان آماده‌سازی صورت‌جلسه و گزارش کوتاه. معیارهای ارزیابی عملکرد • درصد تماس‌ها و درخواست‌های صحیح ثبت‌شده و پیگیری‌شده. • کاهش تماس‌های گم‌شده، دوباره‌کاری و تأخیر در هماهنگی جلسات. • نظم اسناد و رضایت مراجعه‌کنندگان و واحدهای داخلی از پاسخ‌گویی. نوع همکاری و انتظارات الگوی همکاری موردنظر تمام‌وقت و حضوری است. این سمت وظیفه تصمیم‌گیری مالی، اعلام قیمت قطعی بدون مجوز یا دسترسی غیرضروری به پرونده‌های محرمانه ندارد. شرایط استخدام و برنامه حضور قبل از انتشار قطعی مشخص می‌شود. نحوه ارزیابی متقاضی شبیه‌سازی پاسخ به چند تماس هم‌زمان و ثبت دقیق یک پیام مشتری، یک درخواست همکاری و یک هماهنگی جلسه. درباره صنعت نور صنعت نور در حوزه تجهیزات، محصولات و راهکارهای روشنایی معماری، صنعتی، تجاری، مسکونی و فضای باز فعالیت می‌کند و در حال توسعه بستر دیجیتال یکپارچه فروش، محتوا و خدمات خود است.